La gestión financiera de una clínica dental no termina en la emisión de facturas o la recepción de pagos.
Uno de los procesos más relevantes, y a menudo más olvidados, es la conciliación bancaria: esa tarea crítica que permite comprobar que los ingresos y egresos registrados en tu software o sistema interno coinciden exactamente con los movimientos reales en tu cuenta bancaria.
En este artículo te explicamos por qué la conciliación bancaria es esencial en una clínica dental, cómo hacerla correctamente, qué errores debes evitar y cómo herramientas como Akeito pueden ayudarte a automatizar y simplificar todo el proceso.
¿Qué es la conciliación bancaria y por qué es tan importante?
La conciliación bancaria consiste en comparar y verificar que los movimientos registrados en la contabilidad interna (ingresos, pagos, transferencias, anticipos, etc.) coincidan con los movimientos reflejados en el extracto del banco.
Esto te permite detectar errores, fraudes, pagos pendientes, cobros duplicados, comisiones no registradas, y tener una fotografía precisa del estado financiero real de tu clínica.
¿Por qué es clave en odontología?
Las clínicas dentales manejan múltiples fuentes de ingreso: pagos en efectivo, tarjetas, transferencias, financiación, mutuas, etc. Sin una conciliación regular, los errores o desajustes pueden pasar desapercibidos y afectar a:
- El cierre contable mensual
- La presentación de impuestos
- El control de tesorería
- La confianza de socios o inversores
- La rentabilidad real del negocio
Errores comunes al no hacer conciliación bancaria
Muchas clínicas aún funcionan con hojas de Excel o software sin conexión directa con la cuenta bancaria. Esto puede generar:
- Cobros registrados que nunca llegaron al banco
- Pagos recibidos no asignados a ningún paciente
- Duplicidad de ingresos en el sistema contable
- Omisión de comisiones bancarias
- Dificultad para hacer cierres mensuales
- Inseguridad frente a auditorías
La consecuencia más grave es la falsa sensación de rentabilidad: pensar que tu clínica está ingresando bien, cuando en realidad hay desajustes financieros.
¿Con qué frecuencia se debe hacer?
Lo ideal es realizar conciliaciones de forma mensual, aunque en clínicas de alto volumen o con múltiples ubicaciones es recomendable hacerlo cada semana o incluso a diario, especialmente si se utiliza recepción online o pagos automáticos.
3 Elementos necesarios para hacer conciliación bancaria
1. Extracto bancario actualizado
Debes acceder a los movimientos de tu cuenta bancaria, bien desde la plataforma online o solicitando el archivo digital (CSV, XLS o PDF).
2. Registro interno de cobros y pagos
Todo movimiento en tu clínica debe quedar registrado en el sistema de gestión o contabilidad, indicando:
- Fecha
- Importe
- Paciente
- Concepto
- Método de pago
3. Software que facilite la conciliación
La forma más efectiva de hacer conciliación es contar con una herramienta que importe automáticamente los movimientos bancarios y los cruce con los registros internos. De lo contrario, el proceso es largo, manual y propenso a errores.
¿Cómo se hace paso a paso?
- Descarga el extracto bancario del periodo a conciliar
- Exporta los ingresos/egresos del software de gestión dental
- Compara uno a uno los movimientos
- Identifica diferencias (importe, fecha, concepto)
- Corrige errores o ajusta registros internos
- Añade observaciones o incidencias
- Valida y guarda la conciliación
En clínicas modernas, este proceso puede hacerse de forma semi-automática, o incluso totalmente automatizada, con herramientas como Akeito.
Conciliación de ingresos: claves específicas en odontología
En el caso de los ingresos, debes tener especial cuidado con:
- Anticipos registrados pero no cobrados
- Pagos a través de pasarelas online con demora
- Financiaciones aprobadas pero no depositadas aún
- Mutuas o aseguradoras que pagan en bloque
- Errores al registrar pagos en efectivo o TPV
Es importante que cada ingreso esté asignado a un paciente y tratamiento concreto, y no dejar “entradas sueltas” sin justificación clínica.
Conciliación de gastos: qué tener en cuenta
Aunque se suele prestar más atención a los ingresos, también es clave conciliar los pagos realizados, como:
- Nóminas
- Material dental
- Alquiler
- Publicidad
- Comisiones bancarias
- Software y licencias
Aquí pueden aparecer duplicados, pagos incorrectos, proveedores no identificados o cobros automáticos que han pasado desapercibidos.
¿Qué pasa si no concilias?
- Presentar impuestos con datos erróneos
- Acumular deudas invisibles
- Declarar beneficios falsos
- Perder visibilidad financiera
- Tomar decisiones basadas en cifras incorrectas
- Sufrir una inspección con consecuencias legales
¿Qué debe ofrecer un software moderno para ayudarte?
Un sistema de gestión clínica debe incorporar un módulo de tesorería con conciliación bancaria o integraciones con bancos que permitan importar movimientos. Algunas funcionalidades imprescindibles son:
- Importación automática de movimientos bancarios
- Asignación automática a facturas existentes
- Alertas en caso de discrepancias
- Conciliación parcial en caso de pagos fraccionados
- Visibilidad por sucursal, usuario o especialidad
- Histórico de conciliaciones por periodo
Akeito: conciliación bancaria sin complicaciones
Akeito es mucho más que un software de gestión clínica. Es una plataforma inteligente diseñada para que tengas el control total de tu clínica, incluyendo el área financiera.
¿Qué ofrece Akeito en conciliación bancaria?
- Importación automática de tus movimientos bancarios
- Cruce inteligente con cobros y pagos registrados
- Alertas en tiempo real de errores o descuadres
- Visualización clara de pendientes por cobrar
- Conciliación parcial de pagos por tratamientos largos
- Registro de notas internas para cada movimiento
- Informes descargables para contabilidad o socios
Todo esto en un entorno fácil de usar, visual, y pensado para clínicas dentales, sin necesidad de conocimientos técnicos ni contables.
Ventajas adicionales de usar Akeito
- Tesorería centralizada con control de ingresos, gastos y producción
- Recepción online 24/7, con pagos por adelantado
- Paneles de control en tiempo real
- Honorarios por especialista y por tratamiento
- Automatización de tareas administrativas
Con Akeito, no solo controlas tu clínica, también controlas tu dinero.
8 Recomendaciones para una buena conciliación bancaria
- Hazla con frecuencia: mínimo mensual, idealmente semanal.
- No delegues al 100%: revisa tú mismo al menos los resúmenes.
- No mezcles cuentas personales y de empresa.
- Digitaliza todo lo posible: deja atrás el Excel manual.
- Utiliza un software con conciliación integrada.
- Forma a tu equipo en buenas prácticas contables.
- Conserva los justificantes: transferencias, tickets, etc.
- Cierra el mes con la conciliación hecha antes de pasar al siguiente.
Conclusión
La conciliación bancaria es una de las tareas más importantes, y a menudo ignoradas, en la gestión de una clínica dental. Sin ella, puedes perder el control de tu dinero, tomar decisiones equivocadas o tener problemas contables graves.
La buena noticia es que ya no hace falta hacerlo todo a mano. Con soluciones como Akeito, puedes automatizar gran parte del proceso y tener una tesorería clara, transparente y actualizada en tiempo real.
Si estás cansado de los sustos de última hora, de los descuadres y de no saber exactamente cuánto tienes, es momento de poner orden. Y la conciliación bancaria es el primer paso.
